6 Tips Untuk Memaksimalkan Acara Spesial Anda

Acara Khusus memiliki tempat penting dalam keseluruhan program penggalangan dana yang baik. Berikut adalah 6 tips untuk membantu Anda memaksimalkan upaya Anda dengan acara khusus Anda.

1. Tentukan dengan jelas setiap acara yang Anda selenggarakan.
Apakah acara tersebut merupakan penggalangan teman atau penggalangan dana? Apakah Anda mengadakan acara untuk meningkatkan kesadaran? Mengetahui tujuan Anda akan membantu Anda menetapkan arah dan harapan acara untuk memastikan kesuksesan. Ini juga akan membantu Anda mempersempit daftar donor atau calon donor yang Anda undang ke acara tersebut sehingga Anda mendapatkan orang-orang yang akan membantu Anda memenuhi harapan dan tujuan Anda untuk acara tersebut.

2. Ketahui berapa banyak acara yang dapat Anda tangani.
Berhati-hatilah untuk tidak membebani staf dan sukarelawan Anda dengan terlalu banyak acara. Anda ingin acara Anda direncanakan dengan baik dan efektif. Satu atau dua acara besar yang menjangkau masyarakat jauh lebih baik daripada banyak acara kecil yang menghabiskan seluruh waktu dan energi Anda. Pastikan bahwa acara yang Anda lakukan bermanfaat bagi staf, relawan, donatur, dan komunitas Anda.

3. Gunakan acara khusus sebagai kesempatan untuk melibatkan bisnis.
Sponsor acara adalah cara yang bagus untuk melibatkan bisnis dan perusahaan lokal dalam acara khusus Anda. Jika acara Anda mendapatkan publisitas, terutama melalui media, Anda mungkin bisa mendapatkan setidaknya satu sponsor perusahaan. Kandidat sponsor yang baik adalah bank, perusahaan komunikasi, dan bisnis lain yang memiliki target audiens yang luas.

4. Gunakan garis waktu perencanaan.
Setelah Anda menetapkan tanggal untuk acara Anda, gunakan garis waktu untuk membuat cadangan dari acara tersebut untuk merencanakan semua detailnya. Anda dapat memasukkan hal-hal seperti mengirim siaran pers ke media lokal seminggu sebelum acara, mengkonfirmasi dengan katering dua hari sebelum acara, menyiapkan contoh susunan acara resmi yang Anda butuhkan sebagai poin penting mengenai urutan acara, dan sebagainya. Alat perencanaan yang hebat ini dapat membantu Anda melacak semua detail dan menghindari hal-hal yang jatuh di antara celah-celah.

5. Gunakan panitia relawan untuk merencanakan acara.
Rekrut sukarelawan untuk membantu Anda merencanakan dan melaksanakan acara Anda. Anda bisa mendapatkan bantuan untuk menarik acara tersebut dan Anda mungkin akan mendapatkan beberapa ide bagus juga. Akan jauh lebih mudah merawat semua detail dengan tangan ekstra. Plus, melibatkan sukarelawan dalam pekerjaan yang Anda lakukan adalah cara yang bagus untuk mengenal mereka dan membangun hubungan. Bagaimanapun, ini semua tentang hubungan!

6. Belajar dari kesalahan Anda.
Setelah acara, adakan pertemuan dengan komite perencanaan Anda dan orang lain untuk mendapatkan sesi “pelajaran”. Bicara tentang apa yang berjalan dengan baik dan apa yang tidak. Buat catatan tentang setiap item yang Anda diskusikan dan simpan catatan untuk rapat perencanaan pertama Anda tahun depan. Kemudian tahun depan, Anda akan memiliki sesuatu untuk memulai dan semoga menghindari membuat kesalahan yang sama dua kali.

Leave a Comment

Exit mobile version